È l’errore che troviamo più spesso quando apriamo l’archivio di un’azienda di trasporti: i dati della carta del conducente scaricati una volta al mese, o ogni tre settimane, perché «la regola sono 28 giorni». In Svizzera quella regola non esiste. La carta si scarica ogni settimana.
Non è un cavillo. È la prima cosa che un controllo verifica, ed è anche la più difficile da rimediare dopo, perché i dati che non avete scaricato in tempo non li recupera più nessuno.
Sono gli articoli 16a e 18 dell’ordinanza per gli autisti (OLR 1). Le abbiamo raccolte per esteso, articolo per articolo, nella pagina sugli obblighi svizzeri per lo scarico dei dati.
Perché quasi tutto quello che si trova cercando in italiano è scritto per il mercato europeo, dove le scadenze sono 28 giorni per la carta e 90 per l’unità di bordo. Quei materiali sono corretti — per chi opera sotto il regolamento europeo.
La confusione regge perché su tutto il resto i due sistemi si somigliano: stessi apparecchi, stesse carte tachigrafiche, stessi dati registrati. La differenza sta nella frequenza dello scarico della carta, e non è una differenza piccola: fra settimanale e mensile ci sono quattro volte tanto.
Una precisazione sui 21 giorni, che vediamo citare spesso come se fossero la regola: sono l’eccezione, e valgono solo quando il conducente è assente a lungo. Se i vostri autisti lavorano normalmente, il termine è la settimana.
Oltre alla cadenza fissa, l’ordinanza chiede lo scarico in quattro situazioni che nella pratica si dimenticano:
Il primo è quello che costa di più. Un autista che se ne va porta con sé la propria carta: se l’ultimo scarico è di tre settimane prima, quelle tre settimane non le avrete mai, e sono settimane in cui quella persona ha guidato i vostri mezzi.
La carta del conducente non è un archivio: è una memoria che si riscrive. Tiene le attività degli ultimi 56 giorni (28 sulle carte di versione precedente) e poi comincia a sovrascrivere le più vecchie. Non c’è nessun avviso, nessun messaggio: i dati semplicemente non ci sono più.
Ecco perché lo scarico settimanale non è burocrazia. In caso di controllo l’azienda deve poter esibire le registrazioni dei tre anni precedenti, e quello che è stato sovrascritto non si ricostruisce.
Del datore di lavoro e dei conducenti indipendenti, non dell’autista dipendente. È il datore di lavoro che deve conservare i dati su tempi di lavoro, guida e riposo, e quindi deve organizzarsi perché arrivino: mettere a disposizione il lettore, raccogliere le carte, archiviare i file.
Vale per i veicoli adibiti al trasporto di cose sopra le 3,5 tonnellate di peso totale e per quelli che trasportano persone con più di otto posti a sedere oltre al conducente. Anche con un mezzo solo e un autista solo.
La parte noiosa è la ripetizione: ogni settimana, per ogni conducente, senza saltare. Chi lo fa a mano, con cartelle sul desktop e una chiavetta nel cassetto, prima o poi salta una settimana — di solito quella in cui succede qualcosa.
Serve poco: una chiave di scarico per la memoria del tachigrafo, un lettore di carte per il computer, e un programma che archivi i file per conducente e per veicolo tenendone una copia altrove. Noi usiamo e distribuiamo Easytac, che oltre ad archiviare produce i rapporti su tempi di guida e di riposo — quelli che servono quando qualcuno chiede conto di una giornata specifica.
Se non siete sicuri di come siete messi, il modo più rapido per scoprirlo è guardare la data dell’ultimo file scaricato per ciascun conducente. Se per qualcuno è più vecchia di una settimana, avete già la risposta.
Fonte normativa: ordinanza del 19 giugno 1995 sulla durata del lavoro e del riposo dei conducenti professionali di veicoli a motore (OLR 1), RS 822.221, articoli 3, 4, 16a e 18. Testo consultato su Fedlex il 25 settembre 2026.
SecurData Sagl — Stabio, Ticino. Sicurezza informatica, protezione dei dati e software gestionale per le aziende svizzere.